Umowa B2B daje stronom dużą swobodę, ale ta swoboda dotyczy też jej zakończenia. Od zapisów w kontrakcie zależy, czy i kiedy można go wypowiedzieć oraz czy rozstanie przebiegnie spokojnie. Sprawdź, na co zwrócić uwagę przed podpisaniem umowy i w momencie jej wypowiadania.
Kiedy można wypowiedzieć umowę B2B
Co do zasady umowy między przedsiębiorcami podlegają przepisom Kodeksu cywilnego i zasadzie swobody umów. To strony same ustalają, na jakich warunkach kontrakt może się zakończyć. Wiele zależy od tego, jakiego rodzaju jest umowa i na jaki czas ją zawarto.
- Umowa na czas nieokreślony – zwykle można ją wypowiedzieć, przestrzegając terminu wypowiedzenia z umowy. Gdy umowa milczy w tej sprawie, mogą mieć zastosowanie przepisy dotyczące danego typu umowy (np. zlecenia, o dzieło, o świadczenie usług) lub ogólne zasady. Warto sprawdzić aktualne przepisy lub zapytać prawnika.
- Umowa na czas określony – wypowiedzenie przed upływem terminu jest możliwe zazwyczaj tylko wtedy, gdy umowa to przewiduje. Jeśli nie, pozostaje rozwiązanie za porozumieniem stron albo odstąpienie lub wypowiedzenie z ważnych powodów, o ile przepisy na to pozwalają.
- Wypowiedzenie z ważnej przyczyny – w umowie można wskazać sytuacje, w których kontrakt kończy się natychmiast, np. rażące naruszenie obowiązków czy utrata uprawnień niezbędnych do wykonywania usługi.
Nie każdą umowę da się zakończyć w dowolnym momencie i bez konsekwencji. Zerwanie kontraktu niezgodnie z jego zapisami może skutkować roszczeniami o odszkodowanie lub karę umowną, jeśli została zastrzeżona.
Jakie terminy i zapisy wpisać do umowy
Najwięcej sporów bierze się z niejasnych klauzul. Dobrze przygotowany kontrakt powinien odpowiadać na kilka podstawowych pytań.
- Długość okresu wypowiedzenia – dopasuj go do realiów współpracy. Przy krótkim projekcie wystarczy kilka dni, przy stałej, wieloletniej współpracy zwykle ustala się dłuższy termin, aby obie strony mogły się przygotować.
- Sposób liczenia terminu – wpisz, czy okres wypowiedzenia kończy się z końcem miesiąca kalendarzowego, czy liczy się od dnia doręczenia oświadczenia.
- Forma wypowiedzenia – określ, czy wystarczy e-mail, czy potrzebny jest list polecony lub podpis kwalifikowany. Zapisz też adresy do doręczeń.
- Przyczyny wypowiedzenia – zdecyduj, czy można zakończyć umowę bez podania powodu, czy tylko z konkretnych przyczyn, które warto wymienić w katalogu.
- Skutki zakończenia – opisz rozliczenie ostatnich faktur, zwrot sprzętu, dostępów i dokumentów oraz ewentualne przekazanie wykonanych prac.
Kary umowne i zakaz konkurencji
Jeśli umowa zawiera kary umowne albo zakaz konkurencji po zakończeniu współpracy, sprawdź ich zakres i czas obowiązywania. Zbyt szerokie lub niejasne zapisy mogą być później podważane, dlatego lepiej doprecyzować je na początku niż spierać się o nie po rozstaniu.
Jak wypowiedzieć umowę krok po kroku
- Przeczytaj uważnie umowę, w tym załączniki, regulaminy i aneksy – zapisy o wypowiedzeniu mogą być rozproszone.
- Ustal, czy masz podstawę do wypowiedzenia i jaki termin obowiązuje.
- Przygotuj pisemne oświadczenie z danymi stron, numerem i datą umowy oraz wskazaniem, że ją wypowiadasz, z datą końca współpracy.
- Jeśli umowa wymaga uzasadnienia, opisz powód rzeczowo i bez emocji.
- Wyślij dokument w sposób przewidziany w umowie i zachowaj dowód nadania lub potwierdzenie odbioru.
- Uzgodnij kwestie praktyczne: przekazanie bieżących zadań, rozliczenia i zwrot materiałów.
Jak uniknąć sporów
Spokojne zakończenie współpracy ułatwia przede wszystkim rzetelna dokumentacja i otwarta rozmowa. Zanim wyślesz formalne pismo, rozważ krótkie ustalenie z drugą stroną, bo często pozwala to zamknąć sprawę ugodowo.
- Zachowuj korespondencję dotyczącą zakresu prac, odbiorów i płatności.
- Wykonaj zobowiązania do dnia końca umowy, nawet jeśli współpraca jest napięta.
- Sporządź protokół zdawczo-odbiorczy i końcowe rozliczenie.
- Rozważ porozumienie o rozwiązaniu umowy, które porządkuje wszystkie kwestie w jednym dokumencie.
- W umowie przewidź sposób rozwiązywania sporów, np. rozmowy, mediację lub właściwy sąd.
Przy większych kontraktach lub wątpliwościach co do zapisów warto skonsultować się z prawnikiem. Przepisy i orzecznictwo mogą się zmieniać, dlatego przed wypowiedzeniem sprawdź aktualny stan prawny. Ten artykuł ma charakter ogólny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej.
