Wyciąg z rachunku firmowego to najprostsze źródło wiedzy o tym, co naprawdę dzieje się z pieniędzmi w firmie. Regularna kontrola pozwala szybko wychwycić pomyłki, zaległe płatności i obciążenia, o których nikt nie pamiętał. Poniżej znajdziesz osiem pozycji, którym warto poświęcić kilkanaście minut co miesiąc.
Od czego zacząć lekturę wyciągu
Zanim zaczniesz analizować pojedyncze operacje, spójrz na całość. Wyciąg zawiera dane rachunku, okres, którego dotyczy, oraz zestawienie wszystkich operacji w kolejności księgowania. Pamiętaj, że data operacji (kiedy np. zapłaciłeś kartą) może różnić się od daty księgowania (kiedy bank rozliczył transakcję).
1. Saldo początkowe i końcowe
Saldo początkowe wyciągu powinno być równe saldu końcowemu z poprzedniego miesiąca. Jeśli się nie zgadza, coś jest nie tak: może brakować jednego dokumentu albo bank skorygował operację. Sprawdź też, czy saldo końcowe zgadza się z tym, co wynika z Twojej ewidencji lub programu księgowego. Różnica to sygnał, że trzeba poszukać konkretnej transakcji.
Pieniądze, które wpływają i wychodzą
2. Wpływy od klientów
Zestaw wpłaty z wystawionymi fakturami. Zwróć uwagę, czy kwota się zgadza, czy klient nie wpłacił za mało lub za dużo i czy tytuł przelewu pozwala jednoznacznie przypisać płatność do dokumentu. Jeśli jakaś faktura jest wciąż nieopłacona, to dobry moment, by przypomnieć o terminie płatności. Warto też zauważyć wpływy, których nie potrafisz przypisać do żadnej sprzedaży.
3. Płatności dla dostawców
Sprawdź, czy każdy przelew wychodzący ma pokrycie w fakturze lub umowie. Szukaj w szczególności:
- podwójnych płatności za ten sam dokument,
- przelewów na inny numer rachunku niż zwykle,
- kwot, które odbiegają od faktury,
- płatności po terminie, które mogą generować odsetki.
Zmiana numeru rachunku kontrahenta powinna zawsze skłonić do potwierdzenia jej inną drogą niż wiadomość, w której o niej poinformowano.
4. Opłaty i prowizje bankowe
Bank pobiera opłaty za prowadzenie rachunku, przelewy, karty, bankowość elektroniczną czy obsługę wpłat gotówkowych. Porównaj je z aktualną tabelą opłat i prowizji oraz z umową. Jeśli zauważysz nową pozycję lub wyższą kwotę niż zwykle, zapytaj bank o podstawę. Przy okazji możesz ocenić, czy obecny pakiet usług nadal odpowiada skali Twojej działalności. Aktualne stawki zawsze sprawdzaj w dokumentach swojego banku.
Zobowiązania stałe i rozliczenia z urzędami
5. Raty kredytów i leasingu
Raty powinny być pobierane w terminach i wysokościach wynikających z harmonogramu. Zwróć uwagę na zmiany, które mogą wynikać z oprocentowania zmiennego, ale też na ewentualne opłaty dodatkowe lub odsetki za opóźnienie. Jeśli kwota odbiega od harmonogramu, a nie otrzymałeś informacji o zmianie, wyjaśnij to z instytucją finansującą.
6. Podatki i składki
Sprawdź, czy przelewy do urzędu skarbowego i na składki społeczne oraz zdrowotne zostały zaksięgowane w terminie, we właściwej kwocie i z poprawnym identyfikatorem lub tytułem płatności. Błędny numer rachunku lub opis może skutkować problemami z zaksięgowaniem wpłaty po stronie odbiorcy. Zasady, terminy i sposób płatności zależą od formy opodatkowania i obowiązujących przepisów, dlatego warto je weryfikować w aktualnych źródłach lub u księgowego.
7. Obciążenia cykliczne
Abonamenty, subskrypcje oprogramowania, ubezpieczenia, opłaty za telefon czy hosting często pobierane są automatycznie, więc łatwo o nich zapomnieć. Przejrzyj listę stałych obciążeń i zadaj sobie pytanie, czy firma nadal z nich korzysta. Zdarza się, że usługa, z której zrezygnowano, wciąż jest opłacana, albo że cena po cichu wzrosła. Sprawdź też, czy zgody na polecenia zapłaty są nadal aktualne.
Pozycje, które budzą wątpliwości
8. Transakcje nieznane lub niepasujące do działalności
Ostatnia kategoria dotyczy wszystkiego, czego nie potrafisz od razu wyjaśnić: płatności kartą w nietypowych miejscach, wypłat z bankomatu, przelewów na nieznane rachunki czy drobnych obciążeń na kilka złotych, które bywają próbą sprawdzenia karty. Jeśli operacja jest niejasna, ustal, kto z Twojej firmy miał dostęp do karty lub rachunku. Gdy podejrzewasz nieautoryzowaną transakcję, jak najszybciej skontaktuj się z bankiem, bo terminy na zgłoszenie reklamacji są ograniczone. Szczegóły znajdziesz w umowie i regulaminie rachunku.
Warto też pilnować, by wydatki prywatne nie mieszały się z firmowymi. Płatność za prywatne zakupy z rachunku firmowego utrudnia księgowość i może powodować kłopoty przy rozliczeniach, dlatego jej sposób zaksięgowania najlepiej skonsultować z księgowym.
Jak uporządkować comiesięczną kontrolę
Kontrola jest szybsza, gdy stosujesz stały schemat. Kilka praktycznych zasad:
- Wyznacz stały termin, na przykład pierwsze dni po zamknięciu miesiąca.
- Pobierz wyciąg w formie elektronicznej i przechowuj go razem z dokumentami księgowymi.
- Przejdź przez osiem pozycji w tej samej kolejności, zaznaczając operacje do wyjaśnienia.
- Do każdej niejasnej transakcji dopisz notatkę i datę wyjaśnienia.
- Ustal, kto w firmie ma uprawnienia do rachunku, i okresowo to weryfikuj.
Przy większej liczbie operacji pomocne bywa dopasowywanie wpisów w programie do księgowości, ale nawet prosty arkusz wystarczy, jeśli używasz go regularnie. Jeśli korzystasz z biura rachunkowego, ustal, które elementy sprawdza ono, a które pozostają po Twojej stronie.
Comiesięczna kontrola wyciągu to niewielki wysiłek, który zmniejsza ryzyko kosztownych niespodzianek. Z czasem zacznie Ci zajmować mniej czasu, a dzięki niej zyskasz lepszy obraz kondycji finansowej firmy.
